Los grupos deben atrevesar cuatro etapas:
1) Formacion
2)Tempestad
3)Normatividad
4)Desempeño
Un comite pueide tener funciones de linea o de asesoria, dependiendo de su autoridad. Si su autoridad implica una toma de decisiones que pueda afectar a los subordinados, se trata de un ejecutivo plural.
Si su relacion con un superior es consultiva, entonces se trata de un comite de asesoria.
Los comites tambien pueden ser formales o informales. Si se establecen como parte de la estructura de la organizacion, con obligaciones y autoridad especificamente delegadas, son formales.
Los comites informales se organizan sind elegacion especifica de autoridad, usualmente por alguna persona que desea una opinion de grupo o una toma de decisiones en grupo sobre un problema particular.
Los comites pueden ser relativamente permanentes o Temporales. Uno pensaria que los comites formales fuesen mas permanentes que los informales aunqueeste no es necesariamente el caso.
Un comite formal puede ser establecido por orden del presidente de una compañia, siguiendo las disposiciones requeridas por la estructura de la organizacion, con el solo proposito de estudiar la prudencia de construir una nueva fabrica, y ser disuelto inmediatamente despues de la culminacion de su labor. y un comite informal, establecido por el administrador de una fabrica para brindar asesoria en el perfeccionamiento de la calidad del producto o para ayudar a coordinar las fechas de entrega de los pedidos, puede continuar indefinidamente.
Quiza la razon mas importante para la utilizacion de los comites es la ventaja de obtener la deliberacion y el juicio del Grupo.Los comites son utiles para transmitir y distribuir informacion.
Frecuentemente un administrador en un departamento, sucursal o seccion tiene solo una porcion de la autoridad necesaria para llevar a cabo un programa. Este fenomeno es conocido con el nombre de autoridad fragmentada. Una manera de manejar un problema en esta situacion consiste en referirlo de manera ascendente, dentro de la jerarquia de la organizacion, hasta que alcance un punto en el cual exista la autoridad requerida para resolverlo.
La utilizacion informal de comites ofrece mucha flexibilidad a una organizacion. Sin embargo, consolidadr una autoridad fragmentada, a traves de un comite, debe ser objeto de cuidado. Es necesario determinar si la estructura misma de la organizacion debe ser modificada para concentarr, en un puesto, la autoridad apropiada para una toma de decisiones recurrentes.
Las personas que colaboran en la planeacion de un programa y en la toma de decisiones usualmente se sienten mas entusiasmadas en cuanto a la aceptacion y a la ejecuion de las mismas.
Los administradores inviertene una gran cantidad de tiempo en los comites. La utilizacion de los comites se debe no solo a la tradicion democratica en la vida social estadounidense, si no tambien a un enfasis creciente en la administracion y la participacion en grupo en las organizaciones.
En un intento de superar algunas de las desventajas de los comites, los administradores pueden encontrar utiles las siguientes pautas:'
Autoridad
La autoridad de un comite debe ser definida para que sus miembros sepan, con certeza, si su responsabilidad es tomar decisiones, hacer sugerencias o simplemente deliberar y ofrecer al presidente algunos puntos de vista sobre el asunto que se discute.
Tamaño
Como regla general un comite debe ser lo suficientemente grande como para promover la deliberacion e incluir la amplitud de la experencia requerida para el trabajo, pero no tan grande como para perder tiempo y fomentar la indecision. Es evidente que entre mayor sea el grupo, mas dificil sera la reunion de mentes y mas tiempo el requerido para permitir la contribucion de cada uno.
Miembros
Los miembros de un comite deben ser elegidos cuidadosamente. Si u comite ha de ser exitoso, los miembros deben ser representativos de los intereses a servir. Tambien deben de poseer la autoridad necesaria y ser capaces de desempeñarse bien en un grupo.
Asunto a tratar
El tema debe ser cuidadosamente elegido. El trabajo del comite debe limitarse a un asunto que pueda ser manejado en un analisis de grupo.
Presidente
La seleccion del presidente es crucial para una reunion efectiva del comite.Tal persona puede evitar los incovenientes y las limitacion es de los comites, mediante la planeacion de la reunion,preparacion de agenda,garantia sobre la disponibilidad de los resultados de la ivnestigacion, formulacion de propuestas definidas para el analisis y conduccion eficaz de la reunion.
Minutas
La comunicacion eficaz en los comites usualmente requiere la circulacion de minutas y la verificacion de conclusiones.
Efectividad de los costos
Un comite debe valer su costo. Puede ser dificil estimar los beneficios, especialmente en relacion con factores intangilbes como el animo, el mejor status de los miembros del comite y el valor del comite como un dispositivo de capacitacion para perfeccionar el trabajo en equipo.
